Depuis quelques années, la dématérialisation est devenue l’une des principales préoccupations des entreprises. Elle consiste à remplacer les supports physiques par des formats numériques. Quels sont les avantages de la dématérialisation pour une entreprise?
Même valeur que les documents au format papier
Selon la loi du 13 mars 2000, les documents électroniques et les supports en papier ont la même valeur probante, à condition que:
– la personne qui a établi la version électronique soit identifiable
– L’établissement du document sous forme électronique a été fait dans des conditions pouvant garantir son intégrité.
– Le format numérique est considéré comme étant l’original, mais pas une simple copie d’un document papier.
Un gain d’espace
Sur le plan logistique, il est plus facile de gérer et de stocker les documents numérisés. En effet, il n’est pas nécessaire de trouver un espace de stockage pour la conservation des dossiers sous forme électronique.
Des documents faciles d’accès
Les fichiers électroniques peuvent être partagés en ligne en toute facilité. Les collaborateurs ont, ainsi, la possibilité de travailler à distance (communiquer avec les fournisseurs, les clients, etc.). Pour prévenir les problèmes liés au droit d’usage des documents de l’entreprise, il est possible de mettre en place un système de Gestion Électronique des Documents ou GED.
Dématérialiser améliore la productivité et la rentabilité de l’entreprise
La dématérialisation facilite la transmission des informations. Les salariés n’auront, donc, plus à chercher les informations qui leur sont utiles et pourront, davantage, se pencher sur des actions plus rémunératrices au cours de leur travail.
La dématérialisation : un processus respectueux de l’environnement
Dématérialiser permet de réduire l’utilisation des papiers. De plus, grâce à l’accessibilité des documents, les employés peuvent faire du télétravail. Ainsi, les déplacements en voiture et l’impact environnemental des salariés diminueront.
Néanmoins, pour que la dématérialisation offre tous ces avantages, l’entreprise doit accompagner les collaborateurs et leur accorder un temps d’adaptation à ce nouveau processus.
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